Software Lizenzmanagement

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Inhalt

Zusammenfassung für Entscheider
Software Lizenzmanagement
Lizenzmanagement in der Praxis
Lizenzmanagement mit Smart-Inventory
Zusammenfassung


Zusammenfassung für Entscheider

Bekanntermaßen ist das Lizenzmanagement ein ebenso unbeliebtes wie arbeitsaufwendiges Thema. Grund sind zum einen die unübersichtlichen Lizenzbestimmungen der Hersteller und zum anderen die Schwierigkeiten bei Ermittlung des Ist-Zustandes.

Werden jedoch geltende Lizenzbestimmungen verletzt, drohen teure Nachlizenzierungen und Strafzahlungen. Und juristisch verantwortlich ist die Geschäftsführung des Unternehmens.

Hier setzt AventoSoft an:

Erstens unterstützt Smart-Inventory IT-Abteilungen wirkungsvoll bei Ermittlung der aktuellen Nutzungssituation der vorhandenen Software. Die Inventarisierung ermittelt exakt, auf welchen Rechnern eine Software installiert ist und liefert auf Mausklick einen aussagekräftigen Report - auch über unerlaubte Software.

Zweites unterstützt Smart-Inventory IT-Abteilungen bei der sicheren Aufbewahrung der zu den Softwareprodukten gehörenden Kauf- und Lizenzverträge sowie bei der Protokollierung der Softwarenutzung. Die integrierte Dokumentenverwaltung macht zusätzliche Ablagen überflüssig. Alle die IT tangierenden Verträge und Unterlagen lassen sich in maschinenlesbarer Form in der Inventardatenbank ablegen.

Software Lizenzmanagement

Jede Software ist urheberrechtlich geschützt und ihre Nutzung bedarf der Genehmigung des Rechteinhabers, der sogenannten Lizenz. Die Lizenz ist ein rechtgültiger Vertrag zwischen dem Benutzer der Software und dem Rechteinhaber der Software.

Eine Lizenz bildet die Grundlage für die Nutzung von Betriebssystemen, Office-Paketen, Email-Systemen, Datenbanken usw. Im Lizenzvertrag erteilt der Rechteinhaber dem Benutzer technische und organisatorische Auflagen. Technische Auflagen bestimmen z.B. auf wie vielen Rechnern die Software eingesetzt werden darf. Organisatorische Auflagen verpflichten z.B. den Benutzer zur Führung von Aufzeichnungen über den Einsatz der Software. Weiterhin kann sich der Rechteinhaber die Zustimmung des Benutzers sichern, dass die Lizenzsituation jederzeit vor Ort überprüft werden darf.

Für die IT-Abteilungen besteht die Herausforderung darin, dass jeder Software-Hersteller - meist sogar produktspezifisch - seine eigenen Lizenzverträge hat. Dies sind in der Regel umfangreiche Schriftsätze mit juristischen Formulierungen und Begriffen, die einem IT-Spezialisten mehr oder weniger fremd sind. So benötigt z.B. Microsoft mehr als 100 Seiten A4, um sein "Volume Licensing" zu beschreiben - und ändert einzelne Bestimmungen im Vierteljahres-Rhythmus.

Für den Fall, dass der Benutzer Bestimmungen des Lizenzvertrages verletzt, kann der Rechteinhaber Schadensersatzforderungen geltend machen oder die Lizenz entziehen. Bei Microsoft gibt es die 5% Grenze. Weist auch nur eines der eingesetzten Softwareprodukte eine Unterlizenzierung von mehr als 5% auf, müssen innerhalb von 30 Tagen die fehlenden Lizenzen mit einem Preisaufschlag von 25% erworben werden und der Benutzer trägt darüber hinaus die Kosten der Prüfung. Die finanzielle Belastung für den Benutzer liegt in einem solchen Fall oft beim mehrfachen Jahresbudget der IT-Abteilung. Es liegt deshalb im ureigenen Interesse eines Benutzers, die Lizenzbestimmungen einzuhalten.

Ein weiterer, oftmals auch an erster Stelle genannter Aufgabenschwerpunkt des Lizenzmanagements ist es, die Vielfalt der eingesetzten Software-Produkte zu reduzieren. Angestrebt wird, zur Lösung gleichartiger Aufgaben unternehmensweit die gleichen Software-Produkte einzusetzen. Kosteneinsparungen entstehen dadurch erstens beim Software-Einkauf und zweitens in den IT-Abteilungen. Denn eine weniger breite Palette von Programmen läßt sich auch mit einer schlankeren IT-Abteilung betreuen.

Lizenzmanagement in der Praxis

In der Praxis sind für die lizenzkonforme Nutzung von Software die IT-Abteilungen verantwortlich. Dies ist eine permanente Aufgabe. Denn nachdem ein Softwarehersteller ein Audit angekündigt hat, ist es nicht mehr erlaubt, Software zu deinstallieren oder zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen umzuverteilen.

Für ein eventuell bevorstehendes Software-Audit müssen für die zu überprüfenden Softwareprodukte folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden können:

Wegen des nicht unerheblichen Aufwandes diese Informationen zu erheben, sollten sie permanent erfasst und gepflegt werden.

Die aktuelle Nutzungssituation lässt sich mit Hilfe einer Inventarisierungs Software automatisch ermitteln. Das Ergebnis ist eine Aufstellung, welche Software auf welchen Rechnern installiert ist.

Kaufvertrag, Lizenzvereinbarung und Manual werden zweckmäßigerweise in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Bei einfacheren Systemen werden Referenzen in ein Ablagesystem gespeichert, bei komfortableren Systemen gescannte Kopien von Verträgen, Manuals sowie komplette Datenträger.

Aufzeichnungen zur Softwarenutzung werden meist in Excel-Tabellen geführt. Meist sind sie jedoch genau dann nicht auffindbar sind, wenn sie gebraucht werden. Eleganter ist es, für die Aufzeichnungen zur Softwarenutzung ebenfalls die Inventardatenbank heran zu ziehen und Software als Inventar zu führen.

Lizenzmanagement mit Smart-Inventory

Beim Lizenzmanagement kann Smart-Inventory den verantwortlichen IT-Abteilungen in folgenden Bereichen Unterstützung leisten:

Als Inventarisierungs Software verfügt Smart-Inventory jederzeit über aktuelle Information, welche Software auf welchen Rechnern installiert ist. Da für Installationen von Microsoft Windows und Office sogar der Lizenzschlüssel erfasst wird, kann eine Liste über die Verwendung der einzelnen Schlüssel  generiert werden. So ist die aktuelle Nutzungssituation  unmittelbar in der Benutzeroberfläche zu ersehen bzw. kann als Report generiert werden. Das Bild zeigt ein Beispiel.

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Die integrierte Lizenzkontrolle überprüft auf Mausklick die Lizenzsituation durch Vergleich der Anzahl der Installationen und der vorhandenen Lizenzen. Aus Lizenzsicht gleichwertige Versionen/Sprachen einer Software werden dabei aufsummiert. Das Bild zeigt ein Beispiel.

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Das in Smart-Inventory integrierte Vertragsmanagement gestattet es, Kaufverträge und Lizenzvereinbarungen zu erfassen und der Software zuzuordnen. Zusätzlich können die gescannten Originale der Verträge mit den Funktionen zum Dokumenten Management in die Inventardatenbank eingefügt werden. Hier lassen sich auch Timer setzen, der vor dem Auslaufen von Verträgen warnen.

Aufzeichnungen zur Softwarenutzung lassen sich bei Smart-Inventory als chronologisch geordnete Liste an das Inventar "Software" anhängen. Ein Element dieser Liste kann ein einfacher Text, der Scan eines Protokolls oder eine beliebige Datei sein. Gespeichert wird es ebenfalls in der Inventardatenbank.

Zusammenfassung

Das Lizenzmanagement ist von den IT-Abteilungen als permanente Aufgabe zu betreiben. Nur dann kann die Einhaltung der geltenden Lizenzbestimmungen sichergestellt und das Unternehmen vor teuren Nachlizenzierungen und Strafzahlungen bewahrt werden.

Schon in kleineren Netzwerken ist das Lizenzmanagement wegen der Vielzahl der eingesetzten Softwareprodukte mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Hier kann eine professionelle Lösung wie Smart-Inventory die Verantwortlichen spürbar entlasten. Auf Mausklick liefern sie Informationen zur aktuellen Nutzungssituation,  zu Kauf- und Lizenzverträgen sowie über die Softwarenutzung.