Software Lizenzmanagement

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Inhalt

Zusammenfassung für Entscheider
Software Lizenzmanagement
Lizenzmanagement in der Praxis
Lizenzmanagement mit Smart-Inventory
Zusammenfassung


Lizenzmanagement in der Praxis

In der Praxis sind für die lizenzkonforme Nutzung von Software die IT-Abteilungen verantwortlich. Dies ist eine permanente Aufgabe. Denn nachdem ein Softwarehersteller ein Audit angekündigt hat, ist es nicht mehr erlaubt, Software zu deinstallieren oder zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen umzuverteilen.

Für ein eventuell bevorstehendes Software-Audit müssen für die zu überprüfenden Softwareprodukte folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden können:

  • Aktuelle Nutzungssituation
  • Kaufvertrag, Lizenzvereinbarung, Manual, Datenträger
  • Aufzeichnungen zur Softwarenutzung

Wegen des nicht unerheblichen Aufwandes diese Informationen zu erheben, sollten sie permanent erfasst und gepflegt werden.

Die aktuelle Nutzungssituation lässt sich mit Hilfe einer Inventarisierungs Software automatisch ermitteln. Das Ergebnis ist eine Aufstellung, welche Software auf welchen Rechnern installiert ist.

Kaufvertrag, Lizenzvereinbarung und Manual werden zweckmäßigerweise in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Bei einfacheren Systemen werden Referenzen in ein Ablagesystem gespeichert, bei komfortableren Systemen gescannte Kopien von Verträgen, Manuals sowie komplette Datenträger.

Aufzeichnungen zur Softwarenutzung werden meist in Excel-Tabellen geführt. Meist sind sie jedoch genau dann nicht auffindbar sind, wenn sie gebraucht werden. Eleganter ist es, für die Aufzeichnungen zur Softwarenutzung ebenfalls die Inventardatenbank heran zu ziehen und Software als Inventar zu führen.

 


Lizenzmanagement ist eine permanente Aufgabe. Es hilft teure Nachlizenzier-ungen und Straf-zahlungen zu ver-meiden.

Smart-Inventory ermittelt die aktuelle Nutzungssituation,
verwaltet Kauf- und Lizenzverträge und ermöglicht es, Aufzeichnungen über die Softwarenutzung zu führen.